Sekretariat - dzienna korespondencja i baza dla NGO
Strona 1 z 2 12 OstatniOstatni
Wyniki 1 do 10 z 11

Temat: Sekretariat - dzienna korespondencja i baza dla NGO

  1. #1
    Przeglądacz
    Dołączył
    29-03-2011
    Wpisy
    50
    Punkty
    10

    Joomla! 3.x Sekretariat - dzienna korespondencja i baza dla NGO

    Hej,
    Działam w małej NGO (organizacja pozarządowa) i w ramach poprawy struktury działań chciałbym dokonać kilku zmian, żeby wpłynąć na efektywność.
    Jedną z nich jest wprowadzenie sekretariatu/"dziennej" korespondencji w taki sposób, żeby każda sprawa, która wychodzi z organizacji, jak i każda, która przychodzi do nas, bez znaczenia czy jest to mail, czy "normalne" pismo, była odpowiednio numerowana (ułatwienie poszukiwania), jak również była możliwa do znalezienia przez inne uprawione osoby (generalnie - osoby mające konto).
    Nasza strona WWW działa w oparciu o Joomla! dlatego chciałem dodać tę funkcjonalność jako dodatek. Znalazłem ten temat: http://forum.joomla.pl/showthread.ph...osty-workflow/ . Niestety, nie wiem, które z rozwiązań na oficjalnej stronie Joomli, powinno spełnić nasze oczekiwania.
    Co ważne - zależy mi na tym, aby rozszerzenie było DARMOWE, z uwagi na ograniczone środki jakimi dysponujemy.
    Dobrze by było też, żeby część z dokumentów (ale ograniczoną) można było w jakiś prosty sposób przekazywać do Phoca Download, ale to akurat jest mniejszy problem (zakładając zlokalizowanie plików na serwerze można będzie podpiąć plik z serwera do Phocy).

    Druga sprawa - potrzebujemy dla ułatwienia komunikacji pomiędzy stworzyć rejestr członków z możliwością odznaczania (fajnie byłoby automatem, ale to chyba niemożliwe ;) ) opłaconych składek za dany miesiąc/miesiące. Z przyczyn oczywistych - powinno być to również narzędzie dostępne online (mile widziany dodatek do Joomli). Nie posiadamy zbytnio technicznej możliwości stworzenia intranetu, dlatego ważne jest dla nas bezpieczeństwo danych.

    Bardzo liczę na Wasze wsparcie w doradzeniu optymalnych rozwiązań.

  2. Pani Reklamowa
    Pani Reklamowa jest aktywna
    Avatar Panny Google

    Dołączył
    19-08-2010
    Skąd
    Internet
    Postów
    milion
    Pochwał
    setki
  3. #2
    Wyjadacz siristru awatar
    Dołączył
    28-05-2009
    Skąd
    Szczecin
    Wpisy
    810
    Punkty
    93

    Domyślny

    Obawiam się, że o gotową odpowiedź będzie trudno - jak zresztą widać w zalinkowanym wątku.

    I ja też niestety nie posiadam gotowej odpowiedzi.
    Sam bym kombinował z jakimś GroupWare jak Project Fork albo brał się za płatny jak JS Support Ticket i próbował dopasować organizację systemu do obiegu dokumentów.
    Wspomniany dział na JED https://extensions.joomla.org/catego...a-communities/ powinien pomóc. Zawiera on w sumie ponad 140 dodatków.
    Który będzie dla was odpowiedni... musi ktoś od was przejrzeć to wszystko, zobaczyć demka i wymyślić całą filozofię/organizację... ewentualnie wziąć coś i dopasować z pomocą zatrudnionego dewelopera.

    Jesteście NGO, ogłoście zapotrzebowanie na wolontariusza albo zorganizujcie staż.
    Само слога Славjанa спашава - Свуда пођи, својој кући дођи.

  4. #3
    Senior zwiastun awatar
    Dołączył
    20-09-2005
    Wpisy
    27 127
    Punkty
    1123

    Domyślny

    Pytanie o sens takiego systemu.
    I udostępnianie dokumentacji można rozwiązać za pomocą Dokumentów Google, ale także za pomocą róznych systemów do pracy grupowej. Dokumenty Google umożliwiają podgląd dokumentów, nadawane praw do edycji, komentowania. W Dokuemntach Google można też mieć arkusz kontroli opłacalności składek.
    Korzystaj i ciesz się!
    ===============
    Zwiastun
    Biblioteka Elektronicznej Dokumentacji Joomla!

  5. #4
    Wyjadacz siristru awatar
    Dołączył
    28-05-2009
    Skąd
    Szczecin
    Wpisy
    810
    Punkty
    93

    Domyślny

    Zwiastun, chodzi o książkę przyszło/wyszło - to raczej spis niż same dokumenty. Rozumiem o co chodzi by w miałem klienta który pytał o coś takiego ;)
    Само слога Славjанa спашава - Свуда пођи, својој кући дођи.

  6. #5
    Przeglądacz
    Dołączył
    29-03-2011
    Wpisy
    50
    Punkty
    10

    Domyślny

    Cytat Wysłane przez siristru Zobacz wiadomość
    [...]
    Sam bym kombinował z jakimś GroupWare jak Project Fork albo brał się za płatny jak JS Support Ticket i próbował dopasować organizację systemu do obiegu dokumentów.
    Wspomniany dział na JED https://extensions.joomla.org/catego...a-communities/ powinien pomóc. Zawiera on w sumie ponad 140 dodatków.
    Który będzie dla was odpowiedni... musi ktoś od was przejrzeć to wszystko, zobaczyć demka i wymyślić całą filozofię/organizację... ewentualnie wziąć coś i dopasować z pomocą zatrudnionego dewelopera.

    Jesteście NGO, ogłoście zapotrzebowanie na wolontariusza albo zorganizujcie staż.
    Staż musiałby być bezpłatny, bo naprawdę mamy małe pieniądze ;) Generalnie samemu trochę siedzę w IT i chcę się w tej kwestii rozwijać, ale znam podstawy HTML, PHP, SQL a potem bardziej C++ niż jakieś inne technologie webowe ;)

    JS Support wygląda ok (patrzę na wersję za darmo), ale nadaje losowe nazwy ticketów, nie widzę, czy można je jakoś "segregować", porządkować po kolei - z tym byłoby lepiej ;)

    Cytat Wysłane przez zwiastun Zobacz wiadomość
    Pytanie o sens takiego systemu.
    I udostępnianie dokumentacji można rozwiązać za pomocą Dokumentów Google, ale także za pomocą róznych systemów do pracy grupowej. Dokumenty Google umożliwiają podgląd dokumentów, nadawane praw do edycji, komentowania. W Dokuemntach Google można też mieć arkusz kontroli opłacalności składek.
    Chodzi raz, jak wspomniał kolega niżej - o rejestr wiadomości, ale także o ograniczenie logowania pomiędzy systemami i w miarę możliwości trzymania tego razem ;) Szukam czegoś co się nada.

    Cytat Wysłane przez siristru Zobacz wiadomość
    Zwiastun, chodzi o książkę przyszło/wyszło - to raczej spis niż same dokumenty. Rozumiem o co chodzi by w miałem klienta który pytał o coś takiego ;)
    Kwestia jest też PDFów/skanów, fajnego segregowania tego, podlinkowywania i wyszukiwania wiadomości (wiem, że MSO to dopuszcza, ale to też koszta), etc. Widziałem dość fajne rozwiązanie, ale niestety - płatne, a na to niezbyt możemy sobie pozwolić - dość spore koszta jak na nasz rozmiar.
    Można to niby robić w Excelu (którego nie mam prywatnie - szkoda mi pieniędzy)/narzędziach online (typu G Docs), ale moim zdaniem byłoby to trochę problematyczne.

  7. #6
    Przeglądacz
    Dołączył
    29-03-2011
    Wpisy
    50
    Punkty
    10

    Domyślny

    No i co do składek - faktycznie, można na jakimś arkuszu zrobić (tak obecnie mamy), ale chcę właśnie szukać rozwiązania które da do tego dostęp tylko uprawionym i łatwe zdjęcie uprawnień via Joomla! w razie konieczności potem grzebania w kilku aplikacjach, ponieważ każdy z nas również uczy się lub pracuje ;)

  8. #7
    Senior zwiastun awatar
    Dołączył
    20-09-2005
    Wpisy
    27 127
    Punkty
    1123

    Domyślny

    Jeszcze raz kwestia generalna: system, jaki Ci się marzy to system obiegu dokumentów. Po pierwsze kosztowny. Po drugie - w przypadku małej organizacji niepotrzebny.
    Tak, jak napisałem wcześniej. Rejestr pism przychodzących i wychodzących obsłuyżyć można za pomocą arkusza kalkulacyjnego. Nie potrzeba do tego pakietu Microsoft Office, bo jest bezpłatny Calc z pakietu Libre Office. Można też skorzystać z dokumentów Google. Nawet w bardzo demokratycznych organizacjach nie ma ani uzasadnienia, ani realnej potrzeby udostępniania członkom korespondencji. Wręcz przeciwnie, z wielu różnych względów dostęp do korespondencji i tej przychodzącej i wychodzącej musi być ograniczony do konkretnej grupy osób odpowiedzialnych za bieżące zarządzanie organizacją.
    Obsługiwanie korespondencji za pomocą strony internetowej jest - proszę wybaczyć określenie - poronionym pomysłem. Strona internetowa to nie system obsługi biura organizacyjnego/kancelarii jakiejkolwiek instytucji.
    Na stronie internetowej fundacji/stowarzyszenia udostępnić trzeba pewien dość precyzyjnie określony zestaw dokumentów (program działania, sprawozdania finansowe, sprawozdania merytoryczne, uchwały i zarządzenia władz statutowych. To jest tylko część i to raczej mniejsza dokumentacji, jaką się prowadzi w organizacjach.

    To zrozumiałe, że chcielibyśmy mieć łatwiej i prościej. ALe nie zawsze i nie wszytsko dla się łatwiej i prościej. A czasem, jeśli się nawet da, to pociąga to za sobą odpowiednio wysokie koszty oraz ryzyka (powodujące kolejne koszty). Nie używasz tego samego systemu do logowania się na swoją stronę, do swojej skrzynki pocztowej i do swojego banku. Bo po pierwsze - nie ma takich rozwiązań na rynku w ogóle, a po drugie - i wazniejsze - trzeba by być niespełna rozumu, żeby narażać swóje oszczędności na zagrożenia spowodowane niskim poziomem bezpieczeństwa albo - w drugą stronę - ponosić niewspólmiernie wysokie koszty zabezpieczeń strony internetowej czy skrzynki pocztowej.

    Wniosek: NIe szukaj, czego nie ma. I nie staraj się rozwiązywać problemu, który sobie chyba sam stwarzasz (albo sami sobie stwarzacie).

    Korespondencja licząca około 100 pozycji w ciągu roku to naprawdę niewiele i jeśli rzeczywiście potrzebujecie elekronicznego rejestru, to arkusz kalkulacyjny z powodzeniem wystarczy.
    Dokumenty i kopie PDF dokumentów można z powodzeniem przechowywać w systemie Google Docs czy np. na OneDrive - z odpowiednimi dostępami.

    Strona internetowa niech robi to, co ma robić strona internetowa, bo jeśli coś ma być do wszystkiego, to ostatecznie jest do niczego.
    Prosty system obsługi dokumenatcji elektronicznej trzeba sobie zbudować z powszechnie dostępnych, popularnych i znanych narzędzi. Zaawansowane systemy tego typu są systemami kosztownymi i przeznaczonymi dla dużych i bogatych instytucji.

    Co do zapotrzebowania organizacji na oprogramowanie (np. biurowe) - zainteresujcie się takim projektem: TechSoup

    Przepraszam za ten długaśny wywód trochę obok tematu, ale... Gdyby takie rozwiazanie, jakiego - wydaje Wam się że potrzebujecie - było powszechniej potrzebne i możliwe, to uwierz, miałbys co najmniej kilka ofert płatnych i bezpłatnych rozszerzeń dla Joomla na JED. Jeśli ich nie ma, to dlatego, że zapotrzebowanie jest wątpliwe.
    Korzystaj i ciesz się!
    ===============
    Zwiastun
    Biblioteka Elektronicznej Dokumentacji Joomla!

  9. #8
    Wyjadacz siristru awatar
    Dołączył
    28-05-2009
    Skąd
    Szczecin
    Wpisy
    810
    Punkty
    93

    Domyślny

    LOL, fakt często bywa, że ktoś w biurze ma "genialny" pomysł. Racjonalizatorskie rozwiązanie które przybliży nas do Europy, Świata i Księżyca.
    Potem jest napinka, poszukiwania... może nawet projekty i koszty.
    A po jakimś czasie ludzie zaczną szukać wymówek i obchodzą system dookoła.
    Osobiście pracuję w zespołach deweloperskich i GitHUb (+), JIRA (-) czy Trello (+) nie są mi obce... ale widzę nastawienie "zwykłych" ludzi do korzystania z takich rozwiązań.
    Czasami lepiej zostawić jak jest... zwłaszcza jeśli macie mały "przemiał" i niewielkie środki
    Само слога Славjанa спашава - Свуда пођи, својој кући дођи.

  10. #9
    Przeglądacz
    Dołączył
    29-03-2011
    Wpisy
    50
    Punkty
    10

    Domyślny

    @zwiastun, kwestia jest też typu, że naszą siedzibą jest mieszkanie jednego z członków, w związku z czym dostęp do dokumentacji "papierowej" jest z logicznych przyczyn ograniczony - przeniesienie ich do zasobów sieciowych pozwoli zdecydowanie łatwiej się do nich dostawać ("pracujemy"/"działamy" głównie we własnych domach).

    Co do udostępniania - chodzi o udostępnianie takich rzeczy jak pisałeś, ale też chcemy/uważamy, że należy promować jawność działań - dlatego m.in. chcielibyśmy też udostępniać informacje otrzymane w ramach tzw. informacji publicznej, których nie ma na BIPach instytucji, czy jeśli wspieramy jakieś działanie/wystosowujemy jakieś prośby - to, żeby mieszkańcy, członkowie też mieli do tego wgląd, żeby mogli zobaczyć co robimy.

    O TechSoupie też słyszałem, ale powiem tak - jeden pakiet chyba mamy w biurze, a ja zwyczajnie nie odczuwam potrzeby pracy na MSO, dwa - musiałbym korzystać z niego na prywatnym kompie, a to stwarza pokusę do wykorzystywania nie tylko na potrzeby NGO.

  11. #10
    Senior zwiastun awatar
    Dołączył
    20-09-2005
    Wpisy
    27 127
    Punkty
    1123

    Domyślny

    Moje doświadczenie w pracy w stowarzyszeniach to historia zbyt długa, by ją opowiadać. Doskonale rozumiem. Ale w zwiazku z tym trzeba sobie precyzyjnie określić, co Wam rzeczywiście jest potrzebne i jak sobie prace z tym czymś zorganizować.
    1. Nie chcę się powtarzać, ale nie ma gotowego systemu, jakiego - wydaje się Wam, że potrzebujecie. A skoro nie ma, to próba dostosowywania czegoś, co mogłoby się nadać, jest próbą budowania samochodu, gdy nas stać tylko na taczkę.
    2. Wyobrażenie, że można mieć taki system jako komponent czy zestaw rozszerzeń dla Joomla, bo mamy witrynę na Joomla jest - mówiąc obrazowo - dobudowywaniem biurowca do tej taczki.

    Krótko mówiąc - niepecyzyjna diagnoza prowadzi do szukania nie bardzo wiadomo czego.

    a) system rejestracji dokumentów - na upartego możesz stworzyć ze standardowego komponentu Kontakty. Można w nim zrobić encyklopedię zwierzaków czy roślin (zobacz standardowe przykładowe dane dla Joomla), to można zrobić także ksiązkę podawczą.
    Co więcej, ksiązkę podawczą można zrobić w oparciu o standardowy komponent artykuły i pola dodatkowe.
    Nic, tylko siadać i robić. Moim zdaniem - prościej, łatwiej, racjonalniej - Google i arkusz kalkulacyjny.

    b) gromadzenie dokumentów - zamiast szafy w domu - chmura obliczeniowa (jak to brzmi!) czyli OneDrive czy Dokumenty Google, czy inny system. Możesz tak gromadzić co chcesz, uporządkowane w katalogach, jakich chcesz z udostępnianiem, komu chcesz.

    c) Upublicznianie dokumentów. Jeśli chcesz koniecznie upubliczniać na witrynie, to zainstaluj komponent Załączniki (Attachements) i udostępniaj to, co ma sens udostępniać.

    Napisz, proszę, czego Ci tutaj brakuje, oprócz owego nieistniejącego, wydumanego systemu zintegrowanego z Joomla czy innym Drupalem albo Wordpresem.

    Jeśli odpowiedź ma ma mieć sens, to powinna to być kompletna specyfikacja owego wymarzonego systemu. Dopóki jej nie masz, masz tylko jakieś niejasne wizje i mrzonki, o któych trudno rzeczowo dyskutować.
    Korzystaj i ciesz się!
    ===============
    Zwiastun
    Biblioteka Elektronicznej Dokumentacji Joomla!

Strona 1 z 2 12 OstatniOstatni

Podobne tematy

  1. Rejestr korespondencji, elektroniczny obieg dokumentów sekretariat, prosty workflow ?
    przez tomkret na forum Pomysły, sugestie, propozycje, oczekiwania
    Odpowiedzi: 13
    Ostatni post/autor: 29-06-2016, 13:28
  2. Dzienna/nocna szata graficzna witryny?
    przez prezes na forum Szukam dodatku do Joomla
    Odpowiedzi: 7
    Ostatni post/autor: 14-04-2008, 20:43
  3. Alternatywa dla Korespondencja Seryjna
    przez kzyhu na forum Administracja składnikami
    Odpowiedzi: 3
    Ostatni post/autor: 08-08-2007, 11:17
  4. Korespondencja seryjna
    przez blizniak1 na forum Administracja Joomla!
    Odpowiedzi: 2
    Ostatni post/autor: 15-09-2006, 15:15

Reguły pisania

  • Nie możesz zakładać nowych tematów
  • Nie możesz dodawać wypowiedzi
  • Nie możesz dodawać załączników
  • Nie możesz poprawiać swoich postów
  •